Ochrana osobných údajov

Spoločnosť SmartIS, s.r.o. sídlom: Zámocká 3, 811 01 Bratislava, IČO: 46708014, Spoločnosť je zapísaná v Obchodnom registri na Okresnom súde Bratislava I, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 83144/B (ďalej len „SmarIS“) je prevádzkovateľ internetového sídla www.ismart.sk  garantuje bezpečnosť a ochranu zverených osobných údajov v plnom súlade s príslušnou legislatívou.

Ochrana osobných údajov sa spravuje ustanoveniami nariadenia Európskeho parlamentu a Rady č. (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a/alebo zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

 

VYMEDZENIE SLUŽIEB, KTORÉ SA VIAŽU NA SPRACOVANIE OSOBÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť SmartIS poskytuje služby elektronického vzdelávacieho systému a elektronických kurzov. Spoločnosť SmartIS je oprávnená spracúvať osobné údaje automatizovane aj manuálne. Osobné údaje sú/budú sprístupnené iba oprávneným zamestnancom spoločnosti SmartIS, pričom spoločnosť SmartIS pri zabezpečovaní služieb pre svojich klientov a partnerov (iné organizácie) vystupuje v pozícii Sprostredkovateľa.

Ak spoločnosť SmartIS vystupuje v pozícii Sprostredkovateľa, poskytuje pre Prevádzkovateľa (klientov a partnerov) podporu a asistenciu pri zabezpečení prevádzky vzdelávacieho systému a elektronických kurzov.

Služby SmartIS sú vyvíjané a prevádzkované v Slovenskej republike a spoločnosť SmartIS so sídlom v Slovenskej republike je vlastníkom týchto služieb.

 

DÔVOD SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Dôvodom pre zber týchto údajov je zabezpečenie fungujúcej služby a zachovanie histórie práce používateľa s danou službou.

Rozsah spracovania osobných údajov v prípade že spoločnosť SmartIS vystupuje v pozícii sprostredkovateľa súvisí s poverením na základe zmluvy o spracovaní osobných údajov medzi spoločnosťou SmartIS a jej klientami a partnermi (inými organizáciami), ktoré sú v pozícii Prevádzkovateľa. Aj v prípade, ak spoločnosť SmartIS vystupuje v pozícii sprostredkovateľa v procese testovania alebo výskumu, riadi sa pravidlami ochrany osobných údajov Prevádzkovateľa.

 

ÚČELY, CIELE A ROZSAH SPRACÚVANIA ÚDAJOV

Ak používateľ služieb SmartIS poskytne SmartIS súhlas so spracúvaním osobných údajov, je SmartIS súčasne v pozícii prevádzkovateľa týchto údajov, resp. v postavení spoločných prevádzkovateľov, ale aj v pozícii sprostredkovateľa či ďalšieho sprostredkovateľa pre klienta. Účel je vždy uvedený v poučení o ochrane osobných údajov, alebo v texte súhlasu so spracúvaním. Súhlasom dotknutej osoby je akýkoľvek slobodne daný výslovný a zrozumiteľný prejav vôle, ktorým dotknutá osoba na základe poskytnutých informácií vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov. Súhlas obsahuje najmä údaj o tom, kto súhlas poskytol, komu sa tento súhlas dáva, na aký účel, zoznam alebo rozsah osobných údajov a čas platnosti súhlasu.

 

Rozsah osobných údajov, ktoré sú spracovávané v rámci poskytovania služieb SmartIS sú najmä:

• meno, priezvisko, e-mail, osobný identifikátor (číslo bez určenia významu),
• iné kontaktné údaje a odkazy na externé webové stránky používateľa vložené používateľom do kontaktných formulárov (na základe vlastného súhlasu)
• informácie o priebehu a výsledkoch vzdelávania generované priamo vzdelávacím systémom a štúdium elektronických kurzov, ako aj inou aktivitou ktorá si v rámci štúdia vyžaduje od autora kurzu alebo Prevádzkovateľa vkladať alebo nahrávať dokumenty a súbory pre účely vzdelávania.
•  

Osobné údaje sú spracované na nasledovné účely:

• Administrácia používateľov - evidujeme údaje o všetkých používateľoch a službách, ktoré im boli poskytnuté (vrátane priradenia k príslušným klientom a partnerom SmartIS pre potreby poskytovania nevyhnutných servisných a administratívnych služieb)
• Používateľská zóna vzdelávacieho systému – údaje pre prihlásenie sa prostredníctvom prístupového mena a hesla, a identifikátora (e-mail, osobný identifikátor pre identifikáciu osoby pre účely stotožnenia osoby Prevádzkovateľom a využitia údajov o priebehu a výsledkoch vzdelávania pre účely Prevádzkovateľa).
• Dodržiavanie zákona - Môžeme spracovávať osobné údaje na účely riešenia sporov, sťažností, právnych postupov, alebo aby sme dodržiavali zákon (napr. aby sme vyhoveli súdnemu príkazu).

 

DOBA SPRACÚVANIA A ARCHIVÁCIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov, prípadne dobu uchovávania osobných údajov na základe zmluvy SmartIS s klientami a partnermi (inými organizáciami), ktoré sú v pozícii Prevádzkovateľa.

 

OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV

SmartIS prijíma všetky technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie ochrany osobných údajov spôsobom uvedeným v GDPR a príslušných právnych predpisoch alebo v iných záväzných právnych predpisoch a na vylúčenie možnosti neoprávneného alebo náhodného prístupu k osobným údajom, ich zmeny, zničenia či straty, neoprávneného prenosu, ich iného neoprávneného spracúvania, ako aj iného zneužitia osobných údajov. Táto povinnosť platí aj po ukončení spracúvania osobných údajov.

Osobné údaje sú pod stálou kontrolou, a to ako elektronickou, tak i fyzickou. Máme aplikované moderné bezpečnostné a kontrolné mechanizmy zabezpečujúce maximálnu možnú ochranu dát. Máme nastavené riadenie používateľských prístupov, systém riadenia práv a rolí, čím zabezpečujeme ochranu dát pred neoprávneným prístupom. Všetky osoby, ktoré s osobnými údajmi klientov alebo používateľov služieb SmartIS prichádzajú do styku v rámci plnenia svojich pracovných či zmluvne prevzatých povinností, sú viazané zákonnou alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti.

Na požiadanie je spoločnosť SmartIS povinná poskytnúť vaše osobné údaje tiež štátnym orgánom (napr. polícii alebo štátnym úradom krajín uvedených vyššie v rámci vykonávaných kontrol, ak je to nevyhnutné a pod.).

 

PRÁVA VO VZŤAHU K OSOBNÝM ÚDAJOM

Právo na prístup k osobným údajom

Dotknutá osoba má právo získať od prevádzkovateľa potvrdenie, či osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, sú alebo nie sú spracúvané, a ak áno, má právo získať prístup k týmto osobným údajom. Na žiadosť tak vždy poskytneme našim používateľom všetky informácie o spracúvaní tých osobných údajov, vo vzťahu ku ktorým sme v pozícii prevádzkovateľa osobných údajov (žiadosť je možné zaslať e-mailom na support@smartis.sk ). Ak by chcel používateľ našich služieb získať informácie ohľadom osobných údajov, ktoré zaslal klientom, mal by sa obrátiť na klienta, ktorý je v pozícii prevádzkovateľa osobných údajov.

 

Právo na opravu

Ak používateľ služieb SMARTIS zistí, že sú jeho osobné údaje nepresne či chybne spracúvané, má právo na to, aby boli jeho osobné údaje bezodkladne opravené (žiadosť je možné zaslať e-mailom na support@smartis.sk).

 

Právo na vymazanie („právo byť zabudnutý“) a právo odvolať súhlas

Ak sú osobné údaje spracúvané z dôvodu plnenia nejakého účelu a už nie sú pre daný účel potrebné, automaticky ich vymazávame. Ak sú osobné údaje spracúvané na základe súhlasu a dotknutá osoba súhlas odvolá, osobné údaje vymažeme. Tu je potrebné podotknúť, že vymažeme tie osobné údaje, vo vzťahu ku ktorým sme v pozícii prevádzkovateľa. V prípade osobných údajov vedených klientmi by malo byť právo na vymazanie uplatnené voči klientom v pozícii prevádzkovateľov osobných údajov. Ďalej je potrebné uviesť, že právo na vymazanie nie je absolútne a ak máme nejakú objektívnu povinnosť dáta ďalej uchovávať (napr. vedenie účtovníctva), dôjde k vymazaniu tých osobných údajov, ktoré nie sú už naďalej potrebné na pôvodné účely spracúvania. Žiadosti o vymazanie je možné zasielať e-mailom na support@smartis.sk. V prípade odvolania súhlasu so spracúvaním osobných údajov beriete na vedomie, že odvolaním súhlasu nie je dotknutá zákonnosť spracúvania na základe súhlasu, ktorý bol daný pred jeho odvolaním.

 

KONTAKTY

Zodpovednou osobou pre ochranu osobných údajov všetkých spoločností SMARTIS je:

Meno, priezvisko:           Ivan Kubica

Funkcia:                           zodpovedná osoba pre ochranu osobných údajov

Kontaktná adresa:         Zámocká 3, 811 01 Bratislava

Telefón:                           0904287424

E-mail:                             ivan.kubica@smartis.sk